Hướng dẫn kế toán viết hóa đơn có nhiều mặt hàng, nhiều dòng

Thông thường, mỗi hóa đơn sẽ có tối đa 10 dòng. Trường hợp xuất hóa đơn từ 10 dòng trở xuống thì kế toán có thể viết vào một tờ hóa đơn theo trình tự hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá được sắp xếp nhất định. Ngoài những câu hỏi như lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào, hóa đơn có được chứng thực không,… số lượng mặt hàng và số dòng hóa đơn nhiều hơn số dòng có sẵn thì khi đó hóa đơn sẽ được viết ra sao cũng là điều khiến nhiều kế toán lúng túng. Để giải quyết vấn đề nêu trên, mời quý bạn đọc cùng theo dõi bài viết sau.

1. Ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn

Đây là cách ghi hóa đơn khá phổ biến và được áp dụng nhiều trên thực tế. Với cách ghi này, người bán chú ý thực hiện đúng theo quy định của pháp luật tại khoản 1 Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cụ thể:

– Trên dòng hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau”;

– Tại dòng hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”.

– Trên các hóa đơn cần liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác.

– Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên.

– Chữ ký và dấu của bên bán (nếu có), chữ ký bên mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

2. Lập bảng kê hàng hóa đã bán

Đây là một trong những cách viết hóa đơn có nhiều mặt hàng, nhiều dòng được pháp luật quy định. Theo đó, người bán có thể lập bảng kê hàng hóa bán ra kèm theo hóa đơn. Khi sử dụng phương thức này thì doanh nghiệp cần chú ý:

Một là, đối với nội dung trên hóa đơn:

– Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”.

– Trên hóa đơn, mục “tên hàng” ghi tên gọi chung của mặt hàng.

Các tiêu thức khác được thực hiện bình thường theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Thông tư 29/2014/TT-BTC.

Hai là, đối với nội dung trên bảng kê:

Bảng kê do người bán tự thiết kế nhưng phải đảm bảo các nội dung chính bao gồm: Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế; Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Đối với doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. 

Để sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp, đừng bỏ qua CyberBill 

Thủ tục kê khai thuế ban đầu dành cho DN mới thành lập

Ngoài ra, bảng kê cũng phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn nào, số bao nhiêu, ngày tháng năm cụ thể nào và có phải đầy đủ các chữ ký của cả người bán, người mua. Nếu một trang không đủ thì người bán tiếp tục liệt kê hàng hóa sang trang tiếp theo, đánh số liên tục và có đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Bản kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn và được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo đúng quy định.